インボイス制度がスタートして1か月が経とうとしていますが、インボイス制度へのご対応はいかがでしょうか？
大きな影響を受ける事業者様から全く影響を受けない事業者様まで、世間を大きく賑わせているインボイス制度ですが、この制度よりもっと「ヤバい制度」が令和6年1月1日より開始すると巷では噂されています。
今回はその「ヤバい制度」である電子帳簿保存法について取り上げます。
ちなみに弊所の過去のブログでも一度取り上げております。
目次
・電子帳簿保存法とは
・電子取引データ保存はどうやって対応すれば良いか
・電子取引データ保存の「猶予規定」とは
・令和6年1月に向けて今からできること
電子帳簿保存法とは
まず、電子帳簿保存法とは、いったいどういった法律なんでしょうか？
電子帳簿保存法とは、下図のように3つの区分が存在します。
参考：国税庁 電子帳簿保存法が改正されました（令和３年12月改訂）
①電子帳簿等保存
→自分がパソコン等で作成した帳簿や決算書、請求書、領収書などをデータのまま保存することが可能（電子データ→電子データ）。
②スキャナ保存
→取引相手から紙で受け取った請求書や領収書などを、スマホやスキャナで読み取り、そのデータを保存することが可能（紙→電子データ）。
③電子取引データの保存
→取引相手からメール等で受け取った請求書や領収書などを印刷することなく、電子データのまま保存しなければならない（電子データ→電子データ）。
以上より、電子帳簿保存法とはこれまで紙での保存が基本であった帳簿や請求書などを、一定の要件を満たすことで電子データで保存することを認めるものとなります。
また、①～③のうち、①と②については電子データで保存しても良いし、紙で保存しても良いとなっているため、これまで通り紙で保存しても問題ありません。
しかし、③の電子取引データの保存については、令和6年1月より原則的に全事業者が実施する必要があります。
そのため、巷で「電子帳簿保存法がやばい！」と言われているのです。
電子取引データ保存はどうやって対応すれば良いか
今回は、①と②については割愛し、③の電子取引データの保存についてご説明します。
電子取引データとは、請求書や領収書がメールで送られている場合や、ショッピングサイト等のマイページよりダウンロードする場合など、最初から電子化された請求書や領収書などが対象となります。
これまでは、メールやダウンロードした請求書や領収書を紙で印刷して保存することが可能でした。
しかし、令和6年1月より、原則的に全事業者がメールやダウンロードした請求書や領収書を紙で保存することが禁止されます。
そのため、全事業者が電子データで受領した請求書や領収書を電子データのままで保存しなければなりません。
しかも、ただ保存しておけば良いのではなく、以下の要件を満たした上で保存する必要があります。
①見読可能装置の備付け等
→ディスプレイやプリンターなどが必要
②検索機能の確保
→「日付・金額・取引先」で検索できるように
③改ざん防止措置の実施
→タイムスタンプの付与や、訂正削除記録が残るシステムなどを使用する。または、訂正削除の防止に関する事務処理規定を策定・運用・備付けが必要。
なにやらよく分からない要件が3つありますが、特に問題なのは ②検索機能の確保 となります。
①については、そもそもパソコンやスマホがディスプレイとなるため問題ないでしょう。
③については、国税庁より事務処理規定のひな型が公開されています。そのため、タイムスタンプやシステムでの対応は必要なく、こちらのひな型を自社仕様に加工することで比較的簡単に対応することが可能です。
事務処理規定のひな型はこちら↓
〇電子取引に関するもの
「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定」
国税庁：参考資料（各種規定等のサンプル）
問題となる、②検索機能の確保ですが、「日付・金額・取引先」にて検索することができるようにしなければなりません。
そのため、検索機能を確保するため、国税庁より以下の運用例が示されています。
①データのファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例）2022年（令和4年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
→「20221031＿㈱国税商事＿110000」
②受領した請求書等データのファイル名に連番を付して、内容については牽引簿で管理する。
例）
③「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する
参考：国税庁 電子帳簿保存法一問一等【電子取引関係】問16
このような少し面倒なやり方で保存しなければならないため、パソコンの操作に不慣れなかたからすると、「紙で保存したい！」と思ってしまいますね。
そのため、電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」がインボイスよりヤバいと巷では噂されることになりました。
しかし、現在ではいろいろな声を反映して、「猶予規定」なるものが登場しています。
こちらに該当すれば、もう少し簡単に対応することが可能となります。
電子取引データ保存の「猶予規定」とは
さっそく電子取引データ保存の「猶予規定」を確認したいところですが、少しここまでのお話をまとめます。
〇電子帳簿保存法には3区分あり、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」はやってもやらなくてもどちらでもよいが、「電子取引データ保存」は令和6年1月より全事業者（法人も個人も）を対象に義務化される。
〇「電子取引データ保存」とは、取引先から電子データで届いた請求書や領収書は電子データのまま保存しなければいけない。また、以下の3要件を満たした上で保存が必要。
①見読可能装置の備付け等
②検索機能の確保
③改ざん防止措置の実施
〇特に②検索機能の確保を満たすことがやっかいなので、「猶予措置」を設けて、対象者は電子取引データを単に保存するだけでオッケーに！
電子データで受領した請求書などを単に保存するだけでオッケーとなる「猶予規定」なるものが存在します。
電子データを削除することはできませんが、やっかいな検索機能の確保が不要となるため、かなり負担は減るのではないでしょうか。
それでは猶予規定について確認しましょう！
- 保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要です。）
- 税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合
上記について、保存することができなかったことについて「相当の理由がある」と認められる場合の、「相当の理由」とは以下となります。
例えば、その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、保存時に満たすべき要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合については、この猶予措置における「相当の理由」があると認められ、保存時に満たすべき要件に従って保存できる環境が整うまでは、そうした保存時に満たすべき要件が不要となります。
ただし、システム等や社内のワークフローの整備が整っており、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存時に満たすべき要件に従って保存できるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の理由がなく、そうした要件に従って電磁的記録を保存していない場合には、この猶予措置の適用は受けられないことになります（取扱通達７－12）。
つまり、対応するための資金不足・人材不足という理由も「相当の理由」に該当するということになります。
そのため、資金不足や人材不足といった「相当の理由」により、電子取引データ保存の検索要件は不要になります。単に電子取引データを保存しておくだけでオッケーです。
ただし、電子データの「保存」は必要となります。税務調査の際、調査官からの「ダウンロードの求め」に応じる必要があるため、削除してはいけません。
また、電子取引データのプリントアウトも必要です。
あくまで「検索要件」が不要とはなりますが、データの保存やデータのプリントアウトは必要となるので、注意が必要です。
しかし、ファイル名を変更したり、牽引簿を作成したりする必要はなくなるため「猶予規定」により対応はかなり楽になるのではないでしょうか。
令和6年1月に向けて今からできること
インボイスの対応で四苦八苦しているところに、電子帳簿保存法の対応が迫っています。
令和6年1月に向けて今からできることをまとめてみました。
- 自社のどの取引が電子取引データ保存の対象となるか確認
- 電子データをどこに保存するのかを決める
- 電子データを保存する際にプリントアウトし、他の資料と一緒に整理して保存する
まずは、どの取引が電子取引データ保存の対象となる取引であるかの把握が大切です。
例えば、クレジットカードの利用明細や携帯電話の利用明細、水道光熱費の請求書などは郵送ではなくマイページから確認するケースが多くなっています。
また、アマゾンや楽天市場、ヤフーショッピング、メルカリといったネットショッピングの際も、紙の領収書がないケースが多いです。
こういった取引はすべて電子データ保存の対象となるため、データが消えてしまわないようにパソコンやスマホのフォルダや、USBメモリ、ハードディスク、クラウドサービスといった場所への保存が必要となります。
データの保存先については、いろいろなサービスが出始めているため、こうしたサービスを利用するのも一つかと思います。
例えば、弊所が使用している会計ソフトメーカーのJDLでは、無料で利用できるソフトがあります。
JDL IBEX 電子取引データ保存
そのほかにも、マネーフォワードやfreeeといったクラウド会計ソフトなどいろいろな会社から有料や無料でソフトが発表されていますので、自社にあったサービスがあればそちらもうまく活用することをお勧めします。
今後、令和6年1月に向けて、「電子帳簿保存法がヤバい」といったニュースやSNSでの投稿が出てくるかと思います。
過度に恐れず、過度に楽観視せず、自社にあったやり方で対応していきましょう！
少しでもご不安なことがあれば、弊所までご相談ください。
中川
～電子帳簿保存法や税金に関することは三重県鈴鹿市の税理士法人フラッツ・コンサルティングまでご相談ください～
